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Notice of Privacy

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Dear Patient:

This notice describes how information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

INTRODUCTION

At Mission Regional Medical Center, we are committed to treating and using Protected Health Information about you responsibly. This Notice describes the personal information we collect, and how and when we use or disclose that information. It also describes your rights as they relate to your protected health information. This Notice applies to all Protected Health Information as defined by federal regulations.

WHAT IS PROTECTED HEALTH INFORMATION?

“Protected Health Information” is information that individually identifies you and that we create or get from you or from another health care provider, health plan, your employer, or a health care clearinghouse and that relates to (1) your past, present, or future physical or mental health or conditions, (2) the provision of health care to you, or (3) the past, present, or future payment for your health care.

UNDERSTANDING YOUR MEDICAL RECORD/PROTECTED HEALTH INFORMATION

Each time you visit Mission Regional Medical Center a record of your visit is made. Typically, this record contains information about your visit including your examination, diagnosis, test results, treatment as other pertinent healthcare data. This information, often referred to as your health or medical record, serves as a:

  • Basis for planning your care and treatment.
  • Means of communication with other health professionals involved in your care.
  • Legal document outlining and describing the care you received.
  • A tool that you, or another payor (your insurance company) will use to verify that services billed were provided.
  • A source for medical research.
  • Basis for public health officials who might use this information to assess and/or improve state as well as national healthcare standards.
  • A source of data for planning and/or marketing.
  • A tool that we can reference to ensure the highest quality of care and patient satisfaction.

Understanding what is in your record and how your health information is used help you to ensure its accuracy, determine what entities have access to your health information, and make an informed decision when authorizing the disclosure of this information to other individuals.

HOW WE MAY USE AND/OR DISCLOSE YOUR HEALTH INFORMATION

We May Use or Disclose Your Health Information:

For Treatment. Your health information may be used by staff members or disclosed to other healthcare professionals for the purpose of evaluating your health, diagnosing medical conditions, and providing treatment. For example: results of laboratory tests and procedures will be available in your medical record to all health professionals who may provide treatment or who may be consulted by staff members.

For Payment. Your health plan may request and receive information on dates of service, the services provided, and the medical condition being treated in order to pay for the service rendered to you. Note: If you paid out of pocket (or in other words, you have requested that we not bill your health plan) in full for a specific item of service, you have the right to ask that your Protected Health Information with respect to that item or service not be disclosed to a health plan for purposes of payment or health care operations and our practice will honor that request. You must promptly notify us of this request.

For Healthcare Operations. Your health information may be used as necessary to support the day-to-day activities and management of Mission Regional Medical Center. For example: Information on the services you received may be used to support budgeting and financial reporting, and activities to evaluate and promote quality of healthcare services.

For Appointment Reminders, Treatment Alternatives, and Health-related Benefits and Services. We may use and disclose health information to contact you to remind you that you have an appointment with us. We also may use and disclose health information to tell you about treatment alternatives or health-related benefits and services that may be of interest to you.

For Business Associates. In some instances, we have contracted separate entities to provide services on our behalf. These “associates” require your health information in order to accomplish the tasks that we ask them to provide. Some examples of these “business associates” might be a billing service, collection agency, answering services and computer software/hardware provider. All of our business associates are obligated to protect the privacy of your information and are not allowed to use or disclose any information other than to accomplish the task they were contracted to perform.

For Research/Teaching/Training. We may use your information for the purpose of research, teaching, and training. For example, a research project may involve comparing the health of patients who received one treatment to those who received another, for the same condition. Before we use or disclose Protected Health Information for research, the project will go through a special approval process. Even without special approval, we may permit researchers to look at records to help them identify patients who may be included in their research project or for other similar purposes, as long as they do not remove or take a copy of any Protected Health Information.

For Data Breach Notification Purposes. We may use or disclose your Protected Health Information to provide legally-required notices of unauthorized access to or disclosure of your health information.

To Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors. We may disclose Protected Health Information to a coroner medical examiner, or funeral director so that they can carry out their duties.

For Organ and Tissue Donation. If you are an organ donor, we may use or release Health Information to organizations that handle organ procurement or other entities engaged in tissue donation and transportation.

For Military and Veterans. If you are a member of the armed forces, we may release Health Information as required by military command authorities. We also may release Heath Information to the appropriate foreign military authority if you are a member of a foreign military.

For Workers’ Compensation. We may release Health Information for Workers Compensation or similar programs. These programs provide benefits for work-related injuries or illness.

As Required by Law. We will disclose Protected Health Information when required to do so by international, federal, state or local law.

For Health Oversight Activities. We may disclose Protected Health Information to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include, but are not limited to, audits, investigations, inspections, and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws.

For Abuse, Neglect, or Domestic Violence. We may disclose Protected Health Information to the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect or domestic violence and the patient agrees or we are required or authorized by law to make that disclosure.

For Lawsuits and Disputes. If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose Protected Health Information in response to a court or administrative order. We also may disclose Protected Health Information in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only if efforts have been made to informer you about the request or to obtain an order protecting the information requested.

For Inmates or Individuals in Custody. If you are an inmate of a correctional institution or under that custody of a law enforcement official, we may release Protected Health Information to the correctional institution or law enforcement official. This release would be necessary: (1) for the institution to provide you with health care; (2) to protect your health and safety or the health and safety of others; or (3) the safety and security of the correctional institution.

To Avert a Serious Threat to Health or Safety. We may use and disclose Protected Health Information when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person. Disclosures, however, will be made on to someone who may be able to prevent the threat.

Uses and Disclosures where You Have an Opportunity to Object and Opt Out:

For Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care. Due to the nature of our field, we will use our best judgement when disclosing health information to family members, other relatives, or any other person that is involved in your care or that you have authorized to receive this information. Please inform the practice when you do not wish a family member or other individual to have authorization to receive your information.

For Disaster Relief. We may disclose your Protect Health Information to disaster relief organizational that seek your Protected Health Information to coordinate your care, or notify family and friends of your location or condition in a disaster. We will provide you with an opportunity to agree or object to such disclose whenever possible.

For Fundraising Activities. We may use or disclose your Protected Health Information, as necessary, in order to contact you for fundraising activities. You have the right to opt out of receiving fundraising communications.

Written Authorization is Required for the Following Uses and Disclosures:

The following uses and disclosures of your Protected Health Information will be made only with your written authorization:

  1. Most uses and disclosures of psychotherapy notes
  2. Uses and disclosures of Protected Health Information for marketing purposes; and
  3. Disclosures that constitute a sale of your Protected Health Information.

For Others Uses and Disclosures. Disclosure of your Protected Health Information or its use for any purpose of those listed above may or may not require your specific written authorization, if you change your mind after authorizing a use or disclosure of your information, you may submit a written revocation of the authorization, However, your decision to revoke the authorization with not affect or undo any use of disclosure of information that occurred before you notified us of your decision.

OUR RESPONSIBILITIES

Mission Regional Medical Center is required to:

  • Maintain the privacy of your health information.
  • Provide you with this Notice as to our legal duties and privacy practices with respect to information we collect and maintain about you.
  • Abide by the terms of this notice.
  • Notify you if we are unable to agree to a requested restriction.
  • Accommodate reasonable requests you may have regarding communication of health information via alternative means and locations.

As permitted by law, we reserve the right to amend or modify our privacy policies and practices. These changes in our policies and practices may be required by changes in federal and state laws and regulations. Whatever the reason for these revisions, we will provide you with a revised notice at your next office visit. The revised policies and practices will be applied to all protected health information that we maintain.

We will not share or disclose your health information without your authorization, except as described in the notice. We will also discontinue to use or disclose your health information after we have received a written revocation of the authorization according to procedures included in the authorization.

YOUR RIGHTS

You have certain rights under the federal privacy standards. These include:

  • The right to request restrictions on the use and disclosure of your protected health information.
  • The right to receive confidential communications concerning your medical condition and treatment.
  • The right to inspect and copy your protected health information.
  • The right to an electronic copy of your medical record(s).
  • The right to a summary or explanation of your medical records(s).
  • The right to amend or submit corrections to your protected health information.
  • The right to receive an accounting of how and to whom your protected health information has been disclosed.
  • The right to receive notice of a breach.
  • The right to receive a printed copy of this notice.

FOR MORE INFORMATION OR TO REPORT A PROBLEM

If you have complaints, questions or would like additional information regarding this notice or the privacy practice of Mission Regional Medical Center, please contact:

Privacy Officer

Mission Regional Medical Center

900 S. Bryan Rd.

Mission, Texas, 78572

If you believe that your privacy rights have been violated, please contact the aforementioned practice Privacy Officer, or, you may file a complaint with the Office of Civil Rights (OCR), U.S. Department of Health and Human Services. There will be no retaliation for filing a complaint with either the practices Privacy Officer or with the Office of Civil Rights.

To file a complaint with OCR, you may:

  1. Mail it to:

Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services

200 Independence Ave, S.W.

Washington, D.C. 20201;

  1. Call (202) 619-0257 (or toll free (877) 696-6775

Or visit the OCR website, www.hhs.gov/ocr/hipaa/, for more information on the options listed above, or for electronic filing option.




Estimado paciente:

Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información y como puede obtener acceso a esta información. Por favor revíselo cuidadosamente.

INTRODUCCION

En Mission Regional Medical Center, estamos comprometidos a usar de manera protegida y responsable la información de salud sobre usted. Este aviso describe la información personal que recopilamos y como y cuando usamos o divulgamos esa información. También describe sus derechos en relación con su información protegida de salud. Este aviso se aplica a toda la información de salud protegida según lo definido por las regulaciones federales.

¿QUE ES LA INFORMACION DE SALUD PROTEGIDA?

La “Información de salud protegida” es información que lo identifica a usted de manera individual y que se crea o se obtiene de usted o de otro proveedor de atención médica, plan de salud, su empleador o un centro de intercambio de información sobre salud y que se relaciona con (1) su pasado, presente o condiciones de salud física o mental a futuro, (2) la provisión de atención médica a usted, o (3) el pago pasado, presente o futuro de su atención médica.

COMO ENTENDER SU REGISTRO MEDICO/INFORMACION DE SALUD PROTEGIDA

Cada vez que visita Mission Regional Medical Center se hace un registro de su visita. Por lo general, este registro contiene información sobre su visita, que incluyen su examen, diagnostico, resultados de las pruebas, tratamiento y otros datos de atención medica pertinentes. Esta información, a menudo referida como su historial médico de salud sirve como:

  • Base para planificar su atención y tratamiento.
  • Medios de comunicación con otros profesionales de salud involucrados en su atención.
  • Documento legal que describe la atención que recibió.
  • Una herramienta que usted u otro gestor de pagos (su compañía de seguro de gastos médicos) utilizara para verificar que se proporcionaron los servicios facturados.
  • Una fuente para la investigación médica.
  • Base para los funcionarios de salud pública que podrían usar esta información para evaluar y/o mejorar los estándares de salud estatales y nacionales.
  • Una fuente de datos para la planificación y/o comercialización.
  • Una herramienta a la que podemos hacer referencia para garantizar la más alta calidad de atención y satisfacción del paciente.

Comprender que hay en su registro y como se usa su información de salud lo ayuda a garantizar su precisión, determinar que entidades tienen acceso a su información de salud y tomar una decisión informada al autorizar la divulgación de esta información a otras personas.

COMO PODEMOS USAR Y/O DIVULGAR SU INFORMACION DE SALUD

Podemos usar o divulgar su información de salud:

Para Tratamiento. Los miembros del personal pueden usar su información de salud o divulgarla a otros profesionales de salud con el fin de evaluar su salud, diagnosticar condiciones médicas, y proporcionar tratamiento. Por ejemplo: los resultados de las pruebas y procedimientos de laboratorio estarán disponibles en su registro médico para todos los profesionales de la salud que puedan brindar tratamiento o que puedan ser consultados por los miembros del personal.

Para Pago. Su plan de salud puede solicitar y recibir información sobre las fechas de servicio, los servicios prestados y la condición médica que se está tratando para pagar el servicio prestado a usted. Nota: si pago de su bolsillo (o, en otras palabras, solicito que no le facturemos a su plan de salud) en su totalidad por un artículo de servicio específico, tiene derecho a solicitar que su información de salud protegida con respecto a ese artículo o el servicio no se divulgara a un plan de salud para fines de pago u operaciones de atención médica y nuestra practica cumplirá con esa solicitud. Debe notificarnos de manera inmediata esa solicitud.

Para Operaciones de Salud. Su información de salud puede usarse según sea necesario para apoyar las actividades diarias y la administración de Mission Regional Medical Center. Por ejemplo: la información sobre los servicios que recibió puede usarse para respaldar la elaboración de presupuestos y los informes financieros, y las actividades para evaluar y promover la calidad de los servicios de atención médica.

Para Recordatorios de Citas, Tratamientos Alternativos, y Beneficios y Servicios relacionados con la Salud. Podemos usar y divulgar información de salud para comunicarnos con usted y recordarle que tiene una cita con nosotros. También podemos usar y divulgar información de salud para informarle sobre alternativas de tratamiento o beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.

Para Socios Comerciales. En algunos casos, hemos contratado entidades terceras para proporcionar servicios en nuestro nombre. Estos “asociados” requieren su información de salud para cumplir con las tareas que les pedimos que proporcionen. Algunos ejemplos de estos “socios comerciales” pueden ser un servicio de facturación, agencias de cobranzas, servicios de contestador y proveedor de software/hardware de computadora. Todos nuestros socios comerciales están obligados a proteger la privacidad de su información y no se les permite usar o divulgar ninguna información que no sea para cumplir la tarea para la que se les contrato.

Para Investigación/ Enseñanza/Entrenamiento. Podemos utilizar su información con fines de investigación, enseñanza y capacitación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede involucrar comparar la salud de los pacientes que recibieron un tratamiento con los que recibieron otro, para la misma condición. Antes de usar o divulgar información de salud protegida para investigación, el proyecto debe pasar por un proceso de aprobación especial. Incluso sin una aprobación especial, podemos permitir que los investigadores tengan acceso a los registros para ayudarlos a identificar pacientes que puedan ser incluidos en su proyecto de investigación o para otros fines similares, siempre que no eliminen o tomen una copia de la información de salud protegida.

Para fines de notificación de incumplimiento de datos. Podemos usar o divulgar su información de salud protegida para proporcionar avisos requeridos legalmente de acceso no autorizado o divulgación de su información de salud.

A médicos forenses y directores de funerarias. Podemos divulgar información de salud protegida a un médico forense o director de funeraria para que puedan llevar a cabo sus funciones.

Para la donación de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podemos usar y divulgar su información de salud a organizaciones que manejan la obtención de órganos u otras entidades dedicadas a la donación y transportación de tejidos.

Para Militares y Veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información de salud según lo requieran las autoridades de comando militar. También podemos divulgar información de salud a la autoridad militar extranjera apropiada si usted es miembro de un ejército extranjero.

Para la compensación de trabajadores. Podemos divulgar información de salud para la compensación de trabajadores o programas similares. Estos programas brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Según lo requerido por la Ley. Divulgaremos la información médica protegida cuando así lo exijan las leyes internacionales, federales, estatales o locales.

Para actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar información de salud protegida a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, entre otras, auditorias, investigaciones, inspecciones, y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno monitoree el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Por abuso, negligencia o violencia doméstica. Podemos divulgar su información de salud protegida a las autoridades gubernamentales correspondientes si crememos que el paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica y el paciente está de acuerdo o estamos obligados o autorizados por la ley a hacer esa divulgación.

Para demandas y altercados. Si está involucrado en una demanda o altercado, podemos divulgar información de salud protegida en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar información de salud protegida en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por parte de otra persona involucrada en la disputa, pero solo si se han hecho esfuerzos para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada.

Para presos o individuos bajo custodia. Si es usted un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la ley, podemos divulgar información médica protegida a la institución correccional o al oficial de la ley. Esta divulgación sería necesaria para: (1) para que la institución le brinde atención medica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) la seguridad de la institución correccional.

Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad. Podemos usar la información de salud protegida cuando sea necesario para evitar una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad del publico u otra persona. Sin embargo, se divulgarán a alguien que pueda prevenir la amenaza.

Usos y divulgaciones donde tiene la oportunidad de rehusarse y optar por no participar:

Para personas involucradas en su atención o en el pago de su atención. Debido a la naturaleza de nuestro trabajo, utilizaremos nuestro mejor criterio cuando divulguemos información de salud a miembros de la familia, otros parientes, o cualquier otra persona que esté involucrada en su atención o que usted haya autorizado recibir esta información.

Para el alivio de desastres. Podemos divulgar su información de protección de salud a organizaciones de ayuda en caso de desastres que busquen su información de salud protegida para coordinar su atención o notificar a familiares y amigos sobre su ubicación o condición en caso de un desastre. Le brindaremos la oportunidad de aceptar o rechazar dicha divulgación siempre y cuando sea posible.

Para actividades de recaudación de fondos. Podemos usar o divulgar su información de salud protegida, según sea necesario, para comunicarnos con usted para actividades de recaudación de fondos. Tiene derecho a optar por no recibir notificaciones de recaudación de fondos.

Se requiere autorización por escrito para los siguientes usos y divulgaciones:

Los siguientes usos y divulgaciones de su información de salud protegida se realizarán solo con su autorización por escrito:

  1. La mayoría de los usos y divulgaciones de las notas de psicoterapia.
  2. Usos y divulgaciones de información de salud protegida para fines de marketing; y
  3. Divulgaciones que constituyen a la venta de su información de salud protegida.

Para otros usos y divulgaciones. La divulgación de su salud protegida o su uso para cualquier propósito de los enumerados anteriormente puede requerir o no su autorización por escrito específicamente, si cambia de opinión después de autorizar su uso o divulgación de su información, puede presentar una revocación por escrito de la autorización. Sin embargo, su decisión de revocar la autorización puede no afectar o deshacer el uso de la divulgación de información que ocurrió antes de notificar su decisión.

NUESTRA RESPONSABILIDAD

Mission Regional Medical Center tiene el deber de:

  • Mantener la privacidad de su información de salud
  • Proporcionarle este avisto sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información que recopilamos y mantenemos sobre usted.
  • Cumplir con los términos de este aviso.
  • Notificarle si no podemos aceptar una restricción solicitada.
  • Acomodar las solicitudes necesarias que pueda tener con respecto a la comunicación de información de salud a través de medios y ubicaciones alternas.

Según lo permitido por la ley, nos reservamos el derecho de enmendar o modificar nuestras políticas y prácticas de privacidad. Estos cambios en nuestras políticas y prácticas pueden ser requeridos por cambios en las leyes y regulaciones federales y estatales. Cualquiera que sea el motivo de estas revisiones, le proporcionaremos un aviso revisado en su próxima visita al consultorio. Las políticas y prácticas revisadas se aplicarán a toda la información de salud protegida que mantengamos.

No compartiremos ni divulgaremos su información de salud sin su autorización, excepto como se describe en el aviso. También dejaremos de usar o divulgar su información de salud después de haber recibido una revocación por escrito de la autorización de acuerdo con los procedimientos incluidos en la autorización.

SUS DERECHOS

Usted tiene ciertos derechos bajo los estándares federales de privacidad. Estos incluyen:

  • El derecho a solicitar restricciones en el uso y divulgación de su información de salud protegida.
  • El derecho a recibir comunicaciones confidenciales sobre su atención médica y tratamiento.
  • El derecho a inspeccionar y copiar su información de salud protegida.
  • El derecho a una copia electrónica de sus registros médicos.
  • El derecho a un resumen o explicación de sus registros médicos.
  • El derecho a modificar o enviar correcciones a su información de salud protegida.
  • El derecho a recibir un informe de cómo y a quien se ha divulgado su información de salud protegida.
  • El derecho a recibir una notificación de incumplimiento.
  • El derecho a recibir una copia impresa de este aviso.

PARA MAS INFORMACION O PARA REPORTAR UN PROBLEMA

Si tiene quejas, preguntas o desea información adicional sobre este aviso o la práctica de privacidad de Mission Regional Medical Center, comuníquese con:

Privacy Officer

Mission Regional Medical Center

900 S. Bryan Rd.

Mission, Texas 78572

Si usted cree que sean violado sus derechos de privacidad, comuníquese con el Oficial de Privacidad de la práctica antes mencionada, o puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR por sus siglas en ingles), Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.U.

No habrá represalias por presentar una queja ante el Oficial de Privacidad de la práctica mencionada o ante la oficina de Derechos Civiles.

Para presentar una queja ante la OCR, puede:

  1. Enviar por correo a:

Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services

200 Independence Ave, S.W.

Washington, D.C. 20201;

  1. Llamar: (202) 619-0257 (Lada sin costo (877) 696-6775

O visitar el sitio web de la OCR, www.hhs.gov/ocr/hipaa/, para obtener más información sobre las opciones enumeradas anteriormente, o para la opción de archive electrónico.